デジタル化への道 その３– サイボウズ

（※以下の文章はサイボウスのPRではありません。）

会社内での情報共有はとても大切な業務です。特に建設業はヒト、モノ、カネの動きが流動的で
常に変化するため、最新の情報を共有することは業務効率向上に直結します。

そのような業種の弊社が使用しているツールがサイボウズです。

サイボウズとは中小企業向けグループウェア製品です。

グループウェアとは：
企業や組織内の情報共有やコミュニケーションを支援するソフトウェアです。
スケジュールの共有、施設・車両使用予約、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど豊富な機能を搭載しています。

現在、弊社で使用している主なサイボウズの機能は
①　予定表（スケジュール）の共有
②　社内掲示板
③　施設（車両）予約

の３つの機能です。他にも　日報・アドレス帳管理・修繕（メンテナンス）管理・備品管理　など、便利な機能がたくさんありるのが、このソフトウェアの特徴です。

以前の業務予定管理は各自の手帳と事務所内のホワイトボードで行っていました。例えば、現場管理Aさんが職人Bさんに仕事を頼もうと思ったときは、Aさんは会社にあるホワイトボードを見てBさんの予定を確認した後Bさんへ直接電話し、手持ちの仕事量や仕事場所などのBさんの予定を細かく聞いた上で、他の関係者との日時の調整を行っていました。調整にとても時間がかかっていた上、常に最新の情報ではないため、予定の共有不足による工事のバッティングも多くありました。

一方でサイボウズのスケジュール機能を使いPCや携帯電話などから自分の最新の予定を予定表に登録すると、その予定が全員の目の届くところ（クラウド上）に反映されます。したがって、現在行っている作業や明日の予定、１カ月先の予定などを外出先から簡単に社内全員と共有できます。

同様にして社内連絡事項や車両の使用予定等も最新の情報を共有できます。
また、過ぎた日の予定や連絡事項もさかのぼって見返すことができます。

もちろん、大切な情報は今も昔も電話で伝えることは変わりません。
しかし、電話するときってすごーーーーく気を使いませんか？
相手の都合や、話す順番、周りの環境、そもそもこんな小さいことで電話して迷惑じゃないかな？などなど。
そのような私にとっても、大変心強い機能だと感じています。（再度言いますが大切なことは直接伝えることは変わりません。）

他にもまだまだ使いこなせていない機能を、今後徐々に活用していきたいと考えています。